Gå til hovedindhold
Ægte samarbejde. Bedre resultater.

Case: fra papir til rent digital proces med realtids overblik

Digital sags­behandling og styrket ledelses­information hos Arbejdsmiljø København, Københavns Kommune

Nye digitale værktøjer fører ikke altid til større effektivitet. Nogle gange ender medarbejderne med at løse de samme opgaver med en vifte af forskellige værktøjer, fordi det varierer, hvordan den enkelte gerne vil arbejde. Og for nogle medarbejdere kan papir fortsat være det foretrukne medium, fx fordi er mindre distraherende, når man sidder over for et andet menneske.
 

Formular hos Arbejdsmiljø København

Fra nye værktøjer til bedre arbejdsgange

Hos Arbejdsmiljø København, som er en del af Københavns Kommune, var man hurtig til at anvende digitale værktøjer til sagsbehandling, men i første omgang i kombination med papirbaserede arbejdsgange. Det betød et manglende overblik, både i forhold til den enkelte sag, men også på ledelsesniveau: er der nogen trends i hvilke typer og antal af sager, vi får ind? Har vi brug for at mande op på nogle funktioner? 

Læg dertil en større risiko for fejl, når oplysninger veksler mellem at være digitale og på papir, fordi der sker fejl under indtastningen.

Rådgivning og skræddersyet løsning

&web har rådgivet om og implementeret en skræddersyet løsning, som lader brugerne selv oprette nye sager, lader medarbejderne behandle sagerne digitalt, og giver ledelse og samarbejdspartnere realtids overblik over sagerne.

Tæt samarbejde nødvendigt

Der kan være mange knaster i at skabe en effektiv løsning med personfølsomme data. Københavns Kommune stiller ganske store krav til IT-sikkerheden for personfølsomme oplysninger, og det kræver en indgående dialog med teknikere at finde frem til løsningsmodeller, der fungerer i praksis med tilstrækkelig sikkerhed.

Undervejs har vi identificeret mange små og store forbedringsmuligheder, det kan fx handle om at kommunikere fejl på en intuitiv, letforståelig måde til brugerne, mens de udfylder en tilmeldingsformular. Andre gange handler det om at lette hverdagen for medarbejderne, fx når nye sager skal allokeres til forskellige medarbejdere. Gennem en tæt dialog og en enkel arbejdsproces har vi hurtigt kunnet skabe værdifulde forbedringer.